Klokkenluidersregeling

KLOKKENLUIDERSREGELING

Dit document is het klokkenluidersbeleid van Algemene Bouw Deblaere BV, met maatschappelijke zetel te 8750 Wingene, Rozendalestraat 47 en met ondernemingsnummer 0405.175.235. Naar deze onderneming wordt verder in deze policy verwezen als "Deblaere" of "wij" of "ons". Deze policy kan op eenzijdig initiatief van Deblaere en zonder dat dit onrechtmatig kan worden geacht, aangepast worden in functie van wijzigende regelgeving of wijzigend beleid van de onderneming. 

1. DOELSTELLING

Het doel van dit klokkenluidersbeleid is om werknemers en andere belanghebbenden de mogelijkheid te bieden om inbreuken in een werkgerelateerde context op bepaalde wetgeving en reglementering op een vertrouwelijke manier te kunnen rapporteren, zonder te hoeven vrezen voor vergelding en om een passend onderzoeksproces te waarborgen. Diegene die een dergelijke melding doet wordt de "klokkenluider" genoemd. 

Dit klokkenluidersbeleid werd opgesteld in lijn met de Europese richtlijn 2019/1937 'inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden' en met de omzetting ervan in de Belgische wetgeving. 

2. WIE KAN EEN MELDING DOEN?

Onder meer volgende personen die informatie hebben verkregen over inbreuken binnen het kader van de onder punt 3 genoemde gebieden, in een wergerelateerde context, kunnen een melding doen: 

• Werknemers, kandidaat-werknemers, ex-werknemers
• Zelfstandige medewerkers (zoals consultants)
• Vrijwilligers, stagiairs (al dan niet betalend)
• Leveranciers, aannemers en onderaannemers
• Personen die de klokkenluider helpen/ondersteunen om de melding te doen (collega's, familie, ...)

Dit beleid is ook van toepassing op melders waarvan de werkrelatie werd beëindigd of nog moet aanvangen, indien zij informatie over inbreuken hebben verkregen tijdens of na de beëindiging van de werkrelatie of tijdens de wervingsprocedure of andere precontractuele onderhandelingen. 

3. WAT KAN JE MELDEN?

De klokkenluiderswetgeving begrenst de wettelijke bescherming van klokkenluiders tot inbreuken die betrekking hebben op volgende gebieden: 

• Overheidsopdrachten:
• Financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering;
• Productveiligheid en productconformiteit;
• Veiligheid van het vervoer;
• Bescherming van het milieu;
• Stralingsbescherming en nucleaire veiligheid; 
• Veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn; 
• Volksgezondheid;
• Consumentenbescherming;
• Bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informaticasystemen;
• Inbreuken in verband met de interne markt, met inbegrip van inbreuken op de Unieregels inzake mededinging en staatssteun
• Bestrijding van belastingfraude
• Sociale fraudebestrijding

Een inbreuk wordt gedefinieerd als een handeling of nalatigheid die onrechtmatig is of in strijd met het doel of de toepassing van de regelgeving die hierboven worden opgesomd.

4. HOE KAN JE DE MELDING DOEN

4.1. INTERNE MELDINGEN

Je kan als klokkenluider een melding doen via e-mail naar klokkenluider@deblaere.be door middel van het formulier “Interne melding klokkenluider”, dat je onderaan deze pagina kan terugvinden.

Er is mogelijkheid om de melding anoniem te doen. In dit geval is het aan te raden dat de melder een e-mailadres creëert waaruit zijn identiteit niet achterhaald kan worden, zodat de melder wel feedback kan ontvangen terwijl de identiteit anoniem blijft. 

4.2. BEHANDELING VAN DE MELDING

• De ontvangen meldingen zullen worden geregistreerd en binnen de 7 kalenderdagen na de melding wordt een ontvangstbevestiging verzonden aan de melder. 
• De meldingen zullen worden behandeld vanuit een besloten, veilig en beschermd systeem. Zij worden onderzocht, gecontroleerd, opgeslagen en behandeld door een onafhankelijk persoon (= meldingsbeheerder), die de communicatie met de klokkenluider zal onderhouden. 
• Uiterlijk binnen de 3 maanden krijgt de melder feedback over de resultaten van het onderzoek dat werd gevoerd n.a.v. zijn/haar melding, op voorwaarde dat deze melding binnen de wettelijke scope van een klokkenluidersregeling valt. 

4.3. EXTERNE MELDINGEN

Een melder kan ook beslissen om gebruik te maken van een extern meldkanaal buiten het bedrijf, hetzij nadat een melding via de interne kanalen werd gedaan, hetzij door rechtstreeks een beroep te doen op externe meldingskanalen, als hij/zij deze geschikter acht. 

De Federale Ombudsman werd door de Belgische wetgever belast met de taak om de meldingen via externe meldingskanalen te coördineren. Via de website https://www.federaalombudsman.be/nl/centrum-integriteit/klokkenluiders kan een externe melding worden gedaan bij de Federale Ombudsman. 
Daarnaast werden er voor bepaalde sectoren specifieke bevoegde autoriteiten aangewezen, zoals de GBA of FSMA. 

4.4. PUBLIEKE OPENBAARMAKING

Een publieke openbaarmaking is slechts toegestaan voor zover: 

• De interne of externe meldingen onbehandeld blijven en er geen passende maatregelen worden genomen of
• De melder redelijke gronden heeft om aan te nemen dat de inbreuk een dreigend of reëel gevaar vormt voor het algemeen belang of 
• Er in het geval van externe melding een risico op represailles bestaat, of het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk doeltreffend wordt verholpen, omwille van bijzondere omstandigheden van de zaak. 

5. WANNEER WORDT DE MELDER / KLOKKENLUIDER BESCHERMD?

5.1. WELKE BESCHERMING?

De identiteit van de melder die een melding te goeder trouw doet blijft strikt vertrouwelijk en kan slechts in een heel beperkt aantal wettelijke gevallen worden bekend gemaakt aan andere personen dan deze die bevoegd zijn voor het ontvangen, het onderzoek en opvolging van de melding: 

• Wanneer de melder daartoe zijn vrije en uitdrukkelijke toestemming geeft of
• Op basis van een verplichting, die voortvloeit uit een bijzondere wetgeving in het kader van onderzoek door nationale autoriteiten of gerechtelijke procedure (o.a. om de rechten van verdediging van de betrokkene te waarborgen).

Als klokkenluider ben je beschermd tegen represailles. Zij kunnen niet aansprakelijk gesteld worden voor een dergelijke melding mits ze redelijke gronden hadden om aan te nemen dat de melding noodzakelijk was voor het onthullen van een inbreuk. Er kan in deze situatie ook geen enkele professionele sanctie uitgesproken worden als gevolg van een dergelijke melding (denk aan een ontslag). Een klokkenluider die toch represailles ondervindt kan een schadevergoeding vorderen. 

5.2. WANNEER KOM JE ALS MELDER IN AANMERKING VOOR BESCHERMING?

Alleen melders die aan de volgende voorwaarden voldoen genieten van deze bescherming:

• De melder dient gegronde redenen hebben om aan te nemen dat de gemelde informatie over inbreuken op het moment van de melding juist is én die ter goeder trouw zijn, kunnen van de bescherming onder de klokkenluiderswetgeving genieten en
• De melder dient een melding doen via het intern meldkanaal, via het externe meldkanaal of onder bepaalde voorwaarden via een openbaar kanaal (de pers bij voorbeeld). 

5.3. ONDERSTEUNINGSMAATREGELEN

De melder heeft toegang tot het Federaal Instituut voor de bescherming en bevordering van de Recht van de Mens (FIRM) wat betreft de wettelijk voorziene ondersteuningsmaatregelen. Dit instituut is het gekwalificeerd en centrale informatiepunt inzake de bescherming van klokkenluiders en is verantwoordelijk voor hun ondersteuning. 

5.4. SANCTIES

De klokkenluiderswetgeving voorziet in aanzienlijke strafsancties ten aanzien van de juridische entiteit in geval van represailles tegen de klokkenluiders. De wetgever heeft eveneens voorzien in sancties ten aanzien van de melder wanneer wordt vastgesteld dat hij/zij bewust valse informatie heeft gemeld of openbaar gemaakt heeft of indien hij misbruik heeft gemaakt van de meldingsprocedure. 

6. VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

In het kader van de interne meldingsprocedure wordt Deblaere beschouwd als de verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens.

Elke verwerking van persoonsgegevens in het kader van dit beleid wordt uitgevoerd overeenkomstig de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, met inbegrip van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming ("AVG" of "GDPR").

De volgende persoonsgegevens kunnen worden verwerkt in het kader van een melding: naam, functie, datum van indiensttreding (of startdatum van de zelfstandige samenwerking), contactgegevens en e-mailadres van de melder en van personen, betrokken bij de inbreuk, alle geïdentificeerde of identificeerbare informatie die de melder levert en die wordt verzameld in het kader van het intern onderzoek. Deze verwerking van gegevens gebeurt in het kader van de naleving van een wettelijke verplichting en/of het gerechtvaardigd belang van de onderneming, in de mate het intern meldkanaal de wettelijke doelstellingen overstijgt, met name de detectie van inbreuken, het waarborgen van de veiligheid en het ethisch handelen van de onderneming. 

Persoonsgegevens die duidelijk niet relevant zijn voor de verwerking van een melding worden niet verzameld of, indien verzameld, zo spoedig mogelijk verwijderd. De relevante gegevens worden bijgehouden tot wanneer de inbreuk waarvan melding werd gedaan, is verjaard en in elke geval gedurende een termijn van vijf jaar na de melding.

De identiteit van de melder kan enkel bekend worden gemaakt met de toestemming van de melder. Andere gegevens blijven eveneens strikt confidentieel en worden enkel gedeeld op een strikte need-to-know basis. 

Deze gegevens worden niet doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte en/of zijn niet toegankelijk vanuit landen buiten de Europese Economische Ruimte. 

Alle personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van meldingen van inbreuken hebben binnen de toepasselijke wettelijke voorwaarden recht op inzage en kopie, recht op rectificatie, recht op gegevenswissing, recht op bezwaar en recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit overeenkomstig de toepasselijke wetgeving. Deze rechten kunnen evenwel beperkt worden door de rechten en vrijheden van anderen, in het bijzonder het recht van de melder op vertrouwelijkheid en het recht van de onderneming op een gepaste opvolging van de melding. 

Voor meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens verwijzen we naar de privacy kennisgevingen voor werknemers, sollicitanten, zelfstandige dienstverleners en uitzendkrachten en de privacy policy op onze website. 

7. BEWARING VAN DOCUMENTEN / REGISTER VAN MELDINGEN

Deblaere houdt een register bij van alle meldingen, waarin zowel de ontvangst van de melding, het onderzoek ernaar en de oplossing ervan worden opgevolgd. De meldingen worden in dit register bewaard zolang de contractuele relatie tussen de melder en de werkgever loopt. Onderzoeksrapporten en ondersteunende informatie worden minimaal tot vijf jaar na het einde van het onderzoek bewaard.